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Wikiでプロジェクトマネジメントする4つの方法

「ブログでプロジェクトマネジメントする10の方法」への反応を見ていると、独り考え込むのでなくUPしてみるものだな、と思った。実務に適用している例や、Wikiでの試みがあることを知った。言及していただいた皆様、ありがとうございます。賛否ともども大変参考になり、中の人は感謝多謝することしきり。

  Wikiを発展させた開発支援コラボレーションツールMrkrgnao(via:marsのメモ

  Wikiを使った「Web向けLotus Notes」Jotspot(via:関心空間ラボ

  社内限定の非公開型ブログイントラブログ

さらに、「Wiki との優位性が見えない」「ストレージサービスでええやん」というコメントがあったが、そのとおりだと思う。実際、前のプロジェクトでは Wiki+CVSで「設計書+コード管理」してたし。時系列に情報を積み重ねるのがブログなら、Wikiは樹構造的な展開に向いている。各人のPCのディスクを圧迫している共有情報を吸い上げる装置がブログなら、ストレージは一定のまとまった情報(RFPや設計書)を最初から一括して保管しておくのに良いかと。

ま、大切なのは道具ではなくいかに使うか(使えるように仕向けるか)なんだろうが、ここではWikiでマネジメントする方法をご紹介。例によってネタ元はFour ways to use wikis for project managementであることは秘密だ。このブログはPMにオススメなのだが、中の人の自己紹介"Hire Us!"(雇ってください)を見るたびに「さきっちょの就職日記」を思い出してニヤリ

1.有機的なアジェンダ

事務局はアジェンダ(会議事項)の一覧までは作成するだろうが、個々の詳細はプレゼンする担当しか把握していないはず。どうするかというと、アジェンダ一覧をステークホルダー全員に送りつけて、「関連する担当は当日までに資料を作成しておいてください」と依頼するわけだ。

当然、会議当日まで、資料がどんな内容なのか「題名」以外は知る由もなし。よしんば事前配布だとしても、Excelやらのデカいファイルが「全員に」メールされるのだ(訂正される場合も、全員に同報される)。同じ資料が幾度も同報されるのを見ていると、全員のinboxを破裂させたいのかとウンザリ。

これをWikiで解決するなら、アジェンダのURLで周知。資料作成の担当はファイルをUPすればヨロシ。更新のたびに同報されるのはテキスト文のみ。事前に目を通しておきたいならご自由に。「更新が許されるのは会議前日まで」なら、その日に事務局がロックすればOK。

2.リアルタイム議事録

良いプロジェクトの条件として「会議は少なく短く」があるが、プロジェクトマネージャにとって必要不可欠なもの。「誰が何を発言し」「何がどう決まり」「次にどうするか」は会議が終わった直後に即座に共有したい情報だ…が、現実は議事録をシコシコ書いて→一斉同報→「ここが間違ってる(抜けてる)ぞゴルア!」とお叱りを受けて訂正→一斉同報を全員が飽きるまで繰り返す。

これは、1.のアジェンダに対し、それぞれの議題に対し議事録を書き込めるようにすれば解決する。議事録を受け持った人がドラフトを書いて、あとは出席者が好きに訂正すればよい。訂正内容は即座に全員の目に触れるため、「言った/言わない」も少なくなろうかと(願いたい)。Wikiの履歴を使えば、誰がどのように直したのかも追える。1.2.は少人数だとありがたみが薄いかもしれないが、デカい会議だとラクできる。

3.ブレーンストーミングツールとして

複数人でブレーンストーミングする際のプレゼンテーションツールとして使える。ネタ元は簡単にできるような口調で書いている…私はWikiの実力が分かっていないので、どれぐらい難しいのか(あるいは簡単なのか)は不明。そのまま紹介すると↓

共同でプレゼンの準備をするのは大変だ。特に複数で一つのコンテンツを同時にいじくろうとするとき、バージョン管理がやっかいとなる。
このとき、パワーポイントの代わりにWikiでやってみてはどうだろうか。Wikiなら追加も変更も簡単にできる。パワーポイント形式にエクスポートできるWikiのプラグインがある。レイアウトテンプレートを適用し、クリップアートを追加すればプレゼン準備は完了だ。
さらにパワーポイントを離れ、Wikiページそのものをプレゼンテーションにつかえないだろうか。その優れたページフォーマット機能を使えば、ブラウザからそのままプレゼンすることができる。

ステイツの方のプレゼンテーションを見る限り、確かに彼らのスライドは「メッセージ+黒い人の画像」が圧倒的(コンサルタント会社が作る美麗なやつは例外)。ネタ元の中の人はイギリスの方だが似たようなものだろう。だから↑のような使い方が可能。しかし、日本だと表やらグラフやらマンガ(しかもオリジナルなやつ)が一枚のスライドに盛りだくさんなので、向いていないカモ。

ブログと異なり、Wikiは「あとで直す」「誰かが直す」ことを想定しているため、時空間が隔たったメンバー同士のたたき台(というかたたき場所)として有効。アイディアを出し合う「しゃべり場」だね。具体的にはデルファイ法でスコープ、見積もり、リスクリストの洗い出しをするときに使える。

4.常に最新のドキュメントにする

共有ドライブにドキュメントを保存するのではなく、Wikiで管理する。バージョン管理機能を使えば定型的な変更管理はラクになる…が、ちゃん「お守り」をする人を充てておかないと風化する恐れが。なまじ簡単にはじめられるので、忘れ去られるのも簡単になる可能性が。Wiki によるマネジメントの成功パターンは、


  • プロジェクトマネージャが使う(絶対条件)
  • 入口はFrontpage限定(ただし全業務いきなり移すのはムリがある。まず進捗会議や仕様変更管理に限定する)
  • 「お守り役」が必要(全体責任は無責任)
  • 「共有情報を載せる」のであり「情報を載せて共有しようとする」のでない(via:swat_memo

渦は自分で起こせ。まずはスモールスタートで。

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