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第10章:プロジェクトコミュニケーションマネジメント(その1)

ここでは、プロジェクトコミュニケーションマネジメントをまとめます。
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keywords
 ・コミュニケーション計画
 ・コミュニケーションマネジメント計画書
 ・情報流通
 ・コミュニケーションモデル
 ・コミュニケーションの方法

Rita曰く、「コミュニケーションマネジメントはカンタンです。なぜならいつもの仕事で知っている知識をベースに出題されるからです」…ホントかどうかは練習問題で確かめてみるとして、この分野から10問ぐらい出題されることは事実だし、ジャンルを跨った出題だと、意外な落とし穴があるかも。例えば…

  • WBSはコミュニケーションツールとして使える。そのプロジェクトに必要な全てのタスクが書かれていて、しかもその階層構造までが分かるから。これをベースに「オマエこれやれ、オレこれをやる」とか「これらが全部できて、できたといえるんだよな」という会話ができる
  • リスク緩和策(リスクにたいするアクションプラン)はステークホルダー間で充分にコミュニケートされていなければならない。なぜなら、いざリスクが表面化し、そのときになってアクションプランの優劣を検討している間なんてないから。あるいは「そんな対策をとるなんて聞いてないよー」と後で言ってくる輩が必ずいるから

コミュニケーション計画
計画フェーズで重要なことは、このプロジェクトで何を「情報」とみなすのか? をハッキリさせるということ。さらにその情報をやりとりするステークホルダーは誰かを明確化すること。そこまですればできたも同然だが、必ず文書化すること←これはリアルでも重要

ある報告によると、プロジェクトマネージャの時間の90%はコミュニケートに使っているらしい。ホントかウソかはおいといても、以下のような設問はおおいにありうる

Q:プロジェクトマネージャにとって最も重要なスキルは何か?

  a. チーム構成/チーム育成能力
  b. 交渉能力
  c. コミュニケーション能力
  d. 技術的スキル

答えはc. いうまでもないけれど、忘れずに。

コミュニケーションマネジメント計画書(p.120)
リアルでもありがちな間違いとして、「コミュニケーションマネジメント計画書を書かない」とか「情報配布先のステークホルダーのモレ」などがある。酷い場合はコミュニケーションマネジメント計画書の存在すら知らないマネージャもいるくらい。

…かくいうワタシもあまり人のことは言えない。プロジェクトが異なれど報告先はほぼ慣習化しているため、ムダな情報を送っていたことが多々あった。その一方で、より詳細な情報を渡すべきであった場合もあったはず。

コミュニケーションマネジメント計画書の必要性は、いつ誰にどの情報を、どういった形でコミュニケートするのか?を明確化するため。「聞いていないよ!」と言わせないためともいう。計画書作成の段階では、以下の検討を要する。


  • どのような情報を、どのタイミングで収集するべきか
  • 誰がその情報を受け取るべきなのか
  • 情報収集の方法と、情報格納の方法
  • 報告をする立場、報告を受ける立場を明確化
  • 全てのステークホルダーの連絡先を洗い出す(電話、メールアドレス、住所など)
  • コミュニケーションタイプごとに、どういったスケジュールで情報を配布するのか(週間報告なのか、マイルストーンでの報告なのか)

情報流通(p.121)
「プロジェクトにおいてどういった情報をやりとりする必要があるか?」 このblogを読む人は、きっと死ぬほど作業報告とかやってきているはずなので自明かも。


  • 工程の進捗状況
  • タスクごとのステータス(未着手→20%→80%→完了)
  • 顕在化した問題点と対策
  • プロジェクト計画書の更新版
  • タスクのアウトプット、成果物
  • 打ち合わせスケジュール
  • 顕在化していない、新たに見つかったリスク
  • 次のマイルストーンまでの日程、残作業

次に「だれに対し情報流通するべきか?」 を考えてみる。これは落とし穴があるはず。自明だと思っていても、それは慣習上そうしているだけであって、実はムダなことをやっていた、なんてことがあるはず… (あなたの会社でムダな会議をやったことがないのなら話は別だが)


  • プロジェクト内
  • プロジェクト外
  • マネージャ間(プロジェクトマネージャ、機能部門マネージャ)
  • スポンサー
  • チームメンバー
  • チームメンバーのマネージャ
  • 他のプロジェクトのマネージャ
  • プロジェクトマネージャ
  • 他のステークホルダー

コミュニケーションモデル
プロジェクトにおける問題のほとんどは、コミュニケーションの改善によって解決すると信じる。問題の原因が何であれ、コミュニケーションによる解消が最も近道だろう。だからこそプロジェクトマネージャは仕事時間の90%を次のコミュニケーションに費やしているのだ。

コミュニケーションは次の3つに分解できる。即ち「送り手」「メッセージ」「受け手」だ。送り手はメッセージを「言葉」「身振り」「表情」などにエンコードし、受け手へ伝える。受け手は受け取ったメッセージをデコードする。PMIイズムでは、送り手がエンコードする際、受け手のバックグラウンドを充分に考慮してメッセージを確実に伝えなければならないという。エンコード/デコードの際はコミュニケーションモデルを用いる。

Ritaはこのコミュニケーションモデルを覚えろといっている

  • しぐさ、表情、身ぶりてぶり : コミュニケーションでやりとりされる情報のの55%が言葉以外のしぐさ/身ぶりによるといわれる
  • 口調、トーン : 同じセリフでも「言い方」によって偉い違ってくるからね…
  • アクティブリスニング : アルク社の回し者じゃないけれど、英会話スクールでいかにもありそう。「積極的傾聴」とも訳されるとおり、これは受け手の姿勢の話。聴く人は確かに聞いている、情報を受け取っていることを相手に伝えること
  • 先読み : 先聴きともいうべきなのだろうか? effective listening が原語。話し手のしぐさや表情を注意深く観察し、どういう返事や質問をするべきなのかを考えるということ
  • フィードバック : 「いまご説明したことはお分かりいただけたでしょうか?」

脱線。アクティブリスニングを調べてたとき、「聞く」というのは一つの能力であることを知らない人が多いなーと思った。情報を受け取るときに並行して無意識に行ってしまう悪癖として、

 1. 受け取った情報を評価する
 2. レスポンスをどうするかを考える

がある。その結果、話者のが語りきらないうちから「だからそれは違うよ…」と、話をさえぎってしまう。コミュニケートとしては最悪やね。情報を全て聞かないうちから判断を下し、今度はこっちから投げかけ始める。切り出し方は常に否定文だ。当然のことながら、会話の主導権を握るために、トリッキーな語り方や、主題をぼかしたり偏在させたりした話し方が流行るだろう。世に「聞き方教室」やセミナーが出てくるのは時間の問題なのかも。

 1. 情報はまず全部受け取る。良い/悪いは後で評価する
 2. 次に、自分がどう思うかを返答する

至極アタリマエなのだが、意識してやると面白いかも。まずたっぷりと聞いてあげる。全部聞いてもらった人が口を開いたら、話者は口を閉ざす。それでもさえぎろうとする相手には魔法の言葉「あのさ、まだお話は終わってないんだけど(下手に)」をどうぞ

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